Arkistointilaitos ja digitaaliset arkisitot "Digitaalinen arkisto"

Digitaalinen arkisto

A) Muistiinpanot


Yleistä:


Arkistolaitos määrittelee seulontapäätöksissä, mitkä viranomaisten asiakirjatiedot tulee säilyttää pysyvästi. (Arkistolaki 831/1994 § 8) Arkistolaitos määrää, myös asiakirjojen säilytysmuodosta.
Säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa, edellyttää aina arkistolaitoksen päätöstä. 
Sähköisiltä asiakirjatiedoilta edellyteetään, riittävät metatiedot alkuperäisyyden, eheyden ja käytettävyyden varmistamiseksi ja asiakirjaformaatit ovat säilytyskelpoisia.


Arkistolaitoksen päätöksen hakeminen: 

Viranomaisen tulee olla aloitteellinen, hakeakseen päätöstä asiakirjojen säilyttäömiseksi sähköisessä muodossa. Viranomaisen esityksen pohjalta arkistolaitos tekee päätöksen.
Viranomainen voi hakea seulontaesityksessä pysyvästi säilyttävien asiakirjatietojen säilytysmuodon määräämistä sähköiseksi. Jos organisaatiolla on jo voimassaoleva seulontapäätös asiakirjatietojen säilyttämisestä paperi- tai mikrofilmimuodossa, organisaatio voi esittää arkistolaitokselle vain asiakirjatietojen säilytysmuodon muuttamista sähköiseksi.


Kaikissa tapauksissa organisaation tulee esityksessään määritellä:

B) Maakunta-arkisto

Maakunta-arkistot sijaitsevat:

• Hämeenlinna
• Joensuu
• Jyväskylä
• Mikkeli
• Oulu
• Turku
• Vaasa

Maakunta-arkistot ottavat vastaan piirissään toimivien valtion alue-, piiri- ja paikallisviranomaisten pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Maakunta-arkistot säilyttävät myös seurakuntien arkistoja ja alueelisesti merkittäviä yksityisarkistoja. Jossakin arkistoissa voi olla myös kuntien arkistoja.

Maakunta-arkistot hoitavat piireissään arkistolaitokselle kuuluvia viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäviä. Maakunta-arkistojen palvelussa on noin 120 henkilöä.


Iisalmelaisten dokumentit kuuluvat Joensuun maakunta arkistoon.





D) Jäikö joku epäselväksi


Arkistolaitokselle usein esitettyjä kysymyksiä on ryhmitelty aihealueittain.
Klikkaamalla aihealueen otsikkoa pääset selaamaan aiheeseen liittyviä kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia.
Mikäli et löydä tarvitsemaasi vastausta näiltä sivuilta tai muualta arkistolaitoksen kotisivuilta, voit esittää kysymyksen arkistolaitokselle sähköpostitse (arkisto[@]narc.fi).  Muihin kysymyksiin vastataan suoraan kysyjälle.
Mikäli asiasi on kiireellinen tai tarvitset henkilökohtaista ohjausta ja neuvontaa, ota yhteyttä Kansallisarkistoon tai lähimpään maakunta-arkistoon.