Rekry Case

Rekryprosessi kunnassa

Prosessin vaiheet:

• Haettavaksi julistaminen
• Asian esittely ja hyväksyminen
• Hakemusten vastaanotto
• Hakemukset liitteinä (valittu)
• Ei-valittujen hakemukset liitteenä
• Henkilön valinta
• Yhteenvetoluettelon laatiminen
•  Hakijoiden arviointi
• Esittelymuistiot, päätösehdotukset, päätökset  
• Nimittäminen
• Hakijoille ilmoitus viran tai toimen täyttämisestä 
• Valitun ilmoitus viran tai toimen vastaanottamisesta
• Nimittämiskirjan tai työsopimuksen laatiminen 
• Salassapitosopimusten tekeminen 
• (Palvelussuhteen rekisteröinti on oma prosessinsa)  
• Työhöntulotarkastus
• Terveydenhuollon ilmoitukset työnantajalle työntekijöiden terveydentilasta tai työntekijöiden toimittamat terveydentilatodistukset
• Muutoksenhaku ja jatkovalitus
• Valitukset, vastineet, oikeudenkäyntiasiakirjat, valitusviranomaisen päätökset 

1. Työpaikanjohtaja/pomo, haastattelijat
2. Päätöksenteki työpaikanjohtaja/pomo. Haastattelijat kirjottivat ylös mielenkiinoisia asioita hakijoista.
3. Esitykset-, selvitykset-, lausunnot-, päätöksenteko asiakirjat. Hakuilmoitukset, valitut ja ei valitut. Yhteenvetoluettelo. Haastattelumuistiot, mahdolliset luotettavuuslausunnot ja turvallisuusselvitykset, hakijan suostumus selvitysten hankkimiseen, mahdollisten soveltuvuustestien tulokset. Esittelymuistiot, päätösehdotukset ja päätökset. Nimittämiskirjat, työsopimukset ja salassapitosopimukset. Terveydentila ja valitukset, vastineet, oikeudenkäyntiasiakirjat, valitusviranomaisen päätökset.
4.  Asiakirjan sälytysajat ja säilytsyajan perusteet.
1.  Asian esittelyyn ja hyväksymiseen liittyviä asiakirjoja säilytetään  määräajan. Säilytyksessä otettava huomioon seurantaan ja valvontaan liittyvät tekijät. 
2.  Hakuilmoituksia säilytetään kaksi vuotta. Ne on poistettava organisaation kotisivulta ja ilmoitustauluilta, kun haku on päättynyt. 
3.  Hakemukset liiteinä (valittujen ja ei-valittujen) säilytetään kaksi vuotta. Säilytysaika määräytyy tasa-arvolain kanneajan mukaan.
4.  Yhteenvetoluetteloa säilytetään 10 vuotta.
5.  Haastattelumuistiot hävitetään heti, kun asian käsittely on päättynyt.
6. Esittelymuistiot säilytetään pysyvästi.
7. Hakijoille ilmoitus virasta säilytetään määräajan esim. 2 vuotta.
8. Nimittämiskirjan ja työsopimusta säilytetään oloaika työpaikalla plus 10 vuotta. Säilytysaikojen määräytymiseen vaikuttavat asiakirjojen oikeudellinen merkitys sekä yksilön oikeusturvaan liittyvät tekijät
9. Salassapitosopimuksia säilytetään henkilön palvelusoloajan.
10. Terveydenhuolto ilmoitukset  hävitetään heti kun virka on vastaan otettu.
11. Valituksia säilytetään pysyvästi.

  

Yhteenveto kursista

Trafi

1. Mikälaisia maksullisia rekisterin tiedonhakuihin liittyviä palveluita heillä on tarjolla.
 Pohdi mikälaisissa tilanteissa palveluita voidaan tarvita. Kuvaa jokin tilanne (kuvittellinen), jolloin palvelun osto tapahtuisi, sekä kerro palvelun hinta tässsä tapauksessa.

• Viranomaispalvelut, tietopalvelut, jälleenmyynti, muut toimeksiannot,koulutuspalvelut, painotuotteet, kopiot ja lähetysmaksut.

• Esim, jos haluaa tietää avoneuvoliikennerekisteristä tai haluaaisi kysellä sähköisesti tai vaikka kopion asiakirjoista tai jostain muusta.

• "Tarvitsen analyysi asiakikirjan 6 sivuinen (erikseen hinnoittelematton asiakirja) ja haluan että se todetaan oikeaksi." Yhteensä tämä maksaisivat:
• Erikseen hinnoittelemattomien asiakirjojen kopiot    0,55€/sivu
• Oikeaksi todistamisen lisämaksu    2,20€/sivu
• Yhteensä (0,55*6) + (2,20*6) = 16,50€

2. Mitä ohjeita annetaan rekisteröintitoiminnassa syntyvien asiakirjoijen säilytyksestä?

•  "Rekisteröintitoiminnan yhteydessä syntyviin asiakirjoihin sovelletaan arkis-tolakia ja sen nojalla annettuja viranomaispäätöksiä sekä lakia viranomai-sen toiminnan julkisuudesta. Toimipaikan rekisteröintitoiminnasta vastaava henkilö vastaa myös rekiste-röinnin arkistotoimesta. Rekisteröintitoiminnan asiakirjahallinnon valvonta suoritetaan muun valvontatoimen yhteydessä."
• Toimipaikan pitää pystyä näyttämään arvittaessa ilmoittamaan rekisteröinti asiakirjojen järjestysnumerot.
• Toimipaikan pitää pitä kirjaa rekisteröintiasiakirjojen järjestysnumeroista.
•  Jokainen rekisteröivä toimipaikka on itsenäinen arkistonmuodostaja.

Miten ne pitää järjestää?

• Numerojärjestyksessä.

Minkälainen luettelo niistä pitää laatia?

• Numerojärjestykseessä oleva luettelo.

Millainen säilytysaika niillä on?

• Valtakirjat - 5 v. *
• Kaupparekisteriotteet  5 v. *
• Osoitteen luovutuskielto  5 v. 
• Markkinointikielto  5 v

*Valtakirjan ja kaupparekisteriotteen säilytysaika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, kun niiden käyttöaika on loppunut.

Henkilörekisterit (jos työtehtäviisi kuuluu luovutta viranomaisrekisteristä tietoja)

Jos työtehtäviisi kuuluu luovutta viranomaisrekisteristä tietoja

 

 "Käytännössä JulkL tekee edelleen eron henkilörekisteristä tapahtuvan

henkilötietojen nähtäväksi antamisen ja henkilötietojen

luovuttamisen välillä."

 

JulkL:n 16.1 §:n mukaan pyyntö saada tieto, viranomaisen asiakirjasta on perusteltava/selitettävä (yksilöitävä) riittävästi siten, 

että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjää on diaarin* tai muiden

 hakemistojen avulla avustettava yksilöimään asiakirja,

 josta hän haluaa tiedon.

* Diaari eli diaario tarkoittaa luetteloa, johon merkitään aikajärjestyksessä virastoon tai laitokseen saapuneet tai sieltä lähteneet asiakirjat.

 

Tietyt asiakirjat ja tiedot on säädetty JulkL:n tai muun lain mukaan salassapidettäväksi.

Tällaisista asiakirjoista ja tiedoista voidaan antaa, nähtäväksi tai luovuttaa tietoja vain erikseen säädetyin edellytyksin (JulkL 26 §).

 

 

Henkilörekisterit (rekisteriselosteita)

Rekisteriselosteita

Henkilötietolain mukaan, henkilölle on annettava tieto, siitä että  hänen henkilötietojaan aijotaan  kirjataan johonkin henkilörekisteriin.

Henkilötietoja ovat esim. nimi- ja osoitetiedot. Lisäksi asiakkaalle (rekisteröidylle) on kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja siitä mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja myös rekisteröidyn oikeuksista. 

Kukin virasto tai laitos vastaa omien rekisteriselosteidensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.

Tässä on muutama esimerkejä Helsingin kaupungin henkilötietolain rekisteriselosteista:

 Asuntotuotantotoimisto
 Kaupunginkanslia
 Kaupunginorkesteri
 Korkeasaaren eläintarha
 Liikuntavirasto
 Opetusvirasto
 Rakennusvirasto
 Ympäristökeskus

Laskutusjärjestelmä ER

Tämä meni taas paremmin pikku hiljaa alkaa oppimaan ja älyämään, mutta nyt jhuomasi että heikot avaimet ovat välillä hukassa. Yhteydet olivat tässä myös haastavia.

Jäsenrekisteri ER

Nyt oli jo helpompi tehdä, kun muisti mistämikäkin tulee ja alkaa ymmärtämään heikon avaimen ja avaimen tarkotuksen.

Äänestystietokanta ER

Ensimmäinen äänestystietokantani. On helppo tehdä löydän kaikki oikeista paikoista, mutta en vielä ymmärrä miksi juuri niin tehdään.

Rekisterien, tilastojen ja raporttien hoitaminen (Tavoitteet)

Rekisterien, tilastojen ja raporttien hoitaminen

Tavoitteet:

• Osata suunnitella oikeanlainen ja toimiva äänestystietokanta
• Pyrin tekemään tehtävät A-ajokortin mukaisesti
• Pystyä tekemään hieno ja toimiva CD-tietokanta
• Tehdä lomakkeet tietokantaan, mahdoliisimman hyvin
• Pystyä tekemiä näkymiä toisiin tauluihin ja kelpoisuussääntöjä

Henkilörekisterit (Minkälaisia ilmoituksia?)

 Minkälaisia ilmoituksia?

• Mitä ovat toimintailmoitus ja reskisteri-ilmoitus?

• Toimintailmoitus
• Koskee perimistoimintaa tai mielipide- ja markkinatutkimustoimintaa elinkeinona harjoittavia, taikka toisen lukuun henkilöstön valintaan ja soveltuvuuden arviointiin liittyviä tehtäviä hoitavia, jos nämä tässä toimissaan käyttävät tai käsittelevät henkilörekisterissä olevia tietoja.
•  "Velvollisuudesta tehdä ilmoitus luottotietotoiminnan harjoittamisesta on säädetty luottotietolaissa (527/2007, 38 §)."

• Rekisteri-ilmoitus
• Koskee automaattisen tietojenkäsittelyn avulla toteutettavaa rekisterinpitoa laissa mainituissa tilanteissa. Ja on säädetty mahdollisimman suppeaksi.

Henkilörekisterit (Tarkastusoikeus)

 Tarkastusoikeus

• Miten ja kuinka usein voit tarkistaa sinusta tehdyt rekisterimerkinnät? 
• Niin usein, kuin itse haluat, mutta joudut ostamaan Omatietopalvelun.

• Milloin tarkistus on maksutonta ja milloin maksullista? 
• Kerran vuodessa, se on ilmaista, muuten maksullista.

• Jos sinusta löytyisi väärä reksiterimerkintä, miten voisit korjauttaa sen?
• Lähettämällä kirjallinen kirje, jossa on henkilötunnus ja muut henkilötiedot. Onnistuu sähköisesti jos on sähköinentunnistus mahdollisuus.

Henkilörekisterit (Huomioitavia velvoitteita)

 Huomioitavia velvoitteita

• Mitä velvoitteita on huomioitava henkilötietojen käsittelyssä? 
•  Asianmukaisuus
•  Käsittelytarkoituksen määrittely 
• Suunnitteluvaatimus 
• Käyttötarkoitussidonnaisuus 
•  Huolellisuusvelvoite 
• Suojaamisvelvoite 
• Säilyttämisajat
• Rekisteriseloste

• Mitä näistä velvoitteista pidät tärkeimpinä/tärkeimpänä ja miksi?
• Huolellisuusvelvoite 
• Suojaamisvelvoite
• Koska huolellisuusvelvoite, tarkoittaa että rekisterinpitäjän täytyy käsitellä laillisesti. Ja että oma yksityisyys ei vaarannu.
• Suojaamisvelvoite, katsoo että kukaan ei pääse ilman lupaa tutkimaan, muokkaamaan tai kopioimaan tietoja.
• Nämä ovat tärkeimmät, kun näistä kahdesta kohasta varmistuu selkeimmin, se että yksityisyytesi on turvassa.

Asiakirjojen laatiminen, käsittely ja välittäminen (Orjentaatio)

Orientaatio, Iisalmen kaupunki

• Tietojärjestelmien ja niiden tietojen yhteensopivuus:
• Iisalmen kaupungilla on ohelma nimeltään Iita, jossa heillä on käytössä kaikki muistiot, kutsut, vanhat kuin uudetkin ja erillaisiin asioihin valmiit pohjat, joita voi muokata itse. Kaupunki on tyytyväinen Iitaan, kun siinä on kaikki maholliset ohjemat samassa, se on "yhteensopiva" microsoft-ohjelmiin esim. Word.

• Tehostaa olemassa olevaa tiedon hyödyntämistä:
• Iitan avulla tämäkin onnistuu hyvin, kun kaikki asiakirjat saa tallennettua Iitaan ja myös niin että muutkin pystyvät käyttämään sitä.

• Pyrkii myös minimoimaan päällekkäistä kehittämistyötä

• Tietojärjestelmien yhteensopivuus: 
• metatiedot
• yhteiset rajapinnat
• tietorakenteet

• Sähköinen asiointi ja hallintoa tukevat palvelut

• Yhteisten tietovarantojen hyödyntäminen:
•  päällekäisten rekisterien vähentäminen

• Asiointikäyttöliittymät

• Tietojen käsittelyyn liittyvät tietoturva ja tietosuoja

Asiakirjojen laatiminen, käsittely ja välittäminen (Ennakkotiedot)

Ennakkotiedot

Asioiden valmistelua, päätöksentekoa ja täytäntöönpanoa koskevia asiakirjojen laadinta:

•  Tyydyttävä T1

•  Tekee ohjattuna asioiden valmistelua, päätöksentekoa ja täytäntöönpanoa koskevia asiakirjoja. Eli ei suoridu yksin tehtävästä, tarvitsee paljon opastusta.

• Noudattaa ohjattuna asiakirjojen laadinnassa organisaatiota koskevia säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita. Eli ei tee itsenäisesti ja tarvitsee ohjausta.

 

• Hyvä H2

•  Tekee tavanomaisessa tilanteessa asioiden valmistelua, päätöksen tekoa tai täytäntöönpanoa koskevia asiakirjoja. Eli tekee tavallisia/normaaleja/yleisiä asioita, ei tee "uusia/poikkeuksellisia" asioita.

• Noudattaa asiakirjojen laadinnassa organisaatiota koskevia säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita. Eli noudattaa säädöksiä itsenäisesti, ei tarvitse muistutusta säädöksistä.

• Kiitettävä K3

•  Tekee itsenäisesti asioiden valmistelua, päätöksentekoa tai täytäntöön panoa koskevia asiakirjoja. Eli pärjää itse, osaa asian eikä tarvitse ohajusta.

•  Noudattaa asiakirjojen laadinnassa organisaatiota koskevia säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita. Eli noudattaa säädöksiä itsenäisesti, ei tarvitse muistutusta säädöksistä.

 Asiakirjojen käsittely

• Tyytyttävä T1

• Vastaanottaa ohjattuna asiakirjoja ja toimittaa ne eteenpäin säädösten, märäysten ja organisaation ohjeiden mukaisesti. Eli tarvitsee ohjausta/tukea, ei pärjää yksinään.

• Hyvä H2

•  Vastaanottaa ja käsittelee asiakirjoja ja toimittaaa ne eteenpäin säädösten määräysten ja organisaation ohjeiden mukaisesti. Eli hoita asian "reippasti", mutta ei tarpeeksi hyvin.

• Kiitettävä K3

•  Hoitaa itsenäisesti asiakirjojen vastaanottamisen, käsittelyyn ja välittämiseen liittyviä tehtäväiä säädösten, määräysten ja organisaation ohjeiden mukaisesti. Eli hoitaa asian itsenäisesti, ei tarvitse ohjausta.