Rekry Case

Rekryprosessi kunnassa

Prosessin vaiheet:

• Haettavaksi julistaminen
• Asian esittely ja hyväksyminen
• Hakemusten vastaanotto
• Hakemukset liitteinä (valittu)
• Ei-valittujen hakemukset liitteenä
• Henkilön valinta
• Yhteenvetoluettelon laatiminen
•  Hakijoiden arviointi
• Esittelymuistiot, päätösehdotukset, päätökset  
• Nimittäminen
• Hakijoille ilmoitus viran tai toimen täyttämisestä 
• Valitun ilmoitus viran tai toimen vastaanottamisesta
• Nimittämiskirjan tai työsopimuksen laatiminen 
• Salassapitosopimusten tekeminen 
• (Palvelussuhteen rekisteröinti on oma prosessinsa)  
• Työhöntulotarkastus
• Terveydenhuollon ilmoitukset työnantajalle työntekijöiden terveydentilasta tai työntekijöiden toimittamat terveydentilatodistukset
• Muutoksenhaku ja jatkovalitus
• Valitukset, vastineet, oikeudenkäyntiasiakirjat, valitusviranomaisen päätökset 

1. Työpaikanjohtaja/pomo, haastattelijat
2. Päätöksenteki työpaikanjohtaja/pomo. Haastattelijat kirjottivat ylös mielenkiinoisia asioita hakijoista.
3. Esitykset-, selvitykset-, lausunnot-, päätöksenteko asiakirjat. Hakuilmoitukset, valitut ja ei valitut. Yhteenvetoluettelo. Haastattelumuistiot, mahdolliset luotettavuuslausunnot ja turvallisuusselvitykset, hakijan suostumus selvitysten hankkimiseen, mahdollisten soveltuvuustestien tulokset. Esittelymuistiot, päätösehdotukset ja päätökset. Nimittämiskirjat, työsopimukset ja salassapitosopimukset. Terveydentila ja valitukset, vastineet, oikeudenkäyntiasiakirjat, valitusviranomaisen päätökset.
4.  Asiakirjan sälytysajat ja säilytsyajan perusteet.
1.  Asian esittelyyn ja hyväksymiseen liittyviä asiakirjoja säilytetään  määräajan. Säilytyksessä otettava huomioon seurantaan ja valvontaan liittyvät tekijät. 
2.  Hakuilmoituksia säilytetään kaksi vuotta. Ne on poistettava organisaation kotisivulta ja ilmoitustauluilta, kun haku on päättynyt. 
3.  Hakemukset liiteinä (valittujen ja ei-valittujen) säilytetään kaksi vuotta. Säilytysaika määräytyy tasa-arvolain kanneajan mukaan.
4.  Yhteenvetoluetteloa säilytetään 10 vuotta.
5.  Haastattelumuistiot hävitetään heti, kun asian käsittely on päättynyt.
6. Esittelymuistiot säilytetään pysyvästi.
7. Hakijoille ilmoitus virasta säilytetään määräajan esim. 2 vuotta.
8. Nimittämiskirjan ja työsopimusta säilytetään oloaika työpaikalla plus 10 vuotta. Säilytysaikojen määräytymiseen vaikuttavat asiakirjojen oikeudellinen merkitys sekä yksilön oikeusturvaan liittyvät tekijät
9. Salassapitosopimuksia säilytetään henkilön palvelusoloajan.
10. Terveydenhuolto ilmoitukset  hävitetään heti kun virka on vastaan otettu.
11. Valituksia säilytetään pysyvästi.

  

Yhteenveto kursista

Trafi

1. Mikälaisia maksullisia rekisterin tiedonhakuihin liittyviä palveluita heillä on tarjolla.
 Pohdi mikälaisissa tilanteissa palveluita voidaan tarvita. Kuvaa jokin tilanne (kuvittellinen), jolloin palvelun osto tapahtuisi, sekä kerro palvelun hinta tässsä tapauksessa.

• Viranomaispalvelut, tietopalvelut, jälleenmyynti, muut toimeksiannot,koulutuspalvelut, painotuotteet, kopiot ja lähetysmaksut.

• Esim, jos haluaa tietää avoneuvoliikennerekisteristä tai haluaaisi kysellä sähköisesti tai vaikka kopion asiakirjoista tai jostain muusta.

• "Tarvitsen analyysi asiakikirjan 6 sivuinen (erikseen hinnoittelematton asiakirja) ja haluan että se todetaan oikeaksi." Yhteensä tämä maksaisivat:
• Erikseen hinnoittelemattomien asiakirjojen kopiot    0,55€/sivu
• Oikeaksi todistamisen lisämaksu    2,20€/sivu
• Yhteensä (0,55*6) + (2,20*6) = 16,50€

2. Mitä ohjeita annetaan rekisteröintitoiminnassa syntyvien asiakirjoijen säilytyksestä?

•  "Rekisteröintitoiminnan yhteydessä syntyviin asiakirjoihin sovelletaan arkis-tolakia ja sen nojalla annettuja viranomaispäätöksiä sekä lakia viranomai-sen toiminnan julkisuudesta. Toimipaikan rekisteröintitoiminnasta vastaava henkilö vastaa myös rekiste-röinnin arkistotoimesta. Rekisteröintitoiminnan asiakirjahallinnon valvonta suoritetaan muun valvontatoimen yhteydessä."
• Toimipaikan pitää pystyä näyttämään arvittaessa ilmoittamaan rekisteröinti asiakirjojen järjestysnumerot.
• Toimipaikan pitää pitä kirjaa rekisteröintiasiakirjojen järjestysnumeroista.
•  Jokainen rekisteröivä toimipaikka on itsenäinen arkistonmuodostaja.

Miten ne pitää järjestää?

• Numerojärjestyksessä.

Minkälainen luettelo niistä pitää laatia?

• Numerojärjestykseessä oleva luettelo.

Millainen säilytysaika niillä on?

• Valtakirjat - 5 v. *
• Kaupparekisteriotteet  5 v. *
• Osoitteen luovutuskielto  5 v. 
• Markkinointikielto  5 v

*Valtakirjan ja kaupparekisteriotteen säilytysaika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, kun niiden käyttöaika on loppunut.

Henkilörekisterit (jos työtehtäviisi kuuluu luovutta viranomaisrekisteristä tietoja)

Jos työtehtäviisi kuuluu luovutta viranomaisrekisteristä tietoja

 

 "Käytännössä JulkL tekee edelleen eron henkilörekisteristä tapahtuvan

henkilötietojen nähtäväksi antamisen ja henkilötietojen

luovuttamisen välillä."

 

JulkL:n 16.1 §:n mukaan pyyntö saada tieto, viranomaisen asiakirjasta on perusteltava/selitettävä (yksilöitävä) riittävästi siten, 

että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjää on diaarin* tai muiden

 hakemistojen avulla avustettava yksilöimään asiakirja,

 josta hän haluaa tiedon.

* Diaari eli diaario tarkoittaa luetteloa, johon merkitään aikajärjestyksessä virastoon tai laitokseen saapuneet tai sieltä lähteneet asiakirjat.

 

Tietyt asiakirjat ja tiedot on säädetty JulkL:n tai muun lain mukaan salassapidettäväksi.

Tällaisista asiakirjoista ja tiedoista voidaan antaa, nähtäväksi tai luovuttaa tietoja vain erikseen säädetyin edellytyksin (JulkL 26 §).

 

 

Henkilörekisterit (rekisteriselosteita)

Rekisteriselosteita

Henkilötietolain mukaan, henkilölle on annettava tieto, siitä että  hänen henkilötietojaan aijotaan  kirjataan johonkin henkilörekisteriin.

Henkilötietoja ovat esim. nimi- ja osoitetiedot. Lisäksi asiakkaalle (rekisteröidylle) on kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja siitä mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja myös rekisteröidyn oikeuksista. 

Kukin virasto tai laitos vastaa omien rekisteriselosteidensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.

Tässä on muutama esimerkejä Helsingin kaupungin henkilötietolain rekisteriselosteista:

 Asuntotuotantotoimisto
 Kaupunginkanslia
 Kaupunginorkesteri
 Korkeasaaren eläintarha
 Liikuntavirasto
 Opetusvirasto
 Rakennusvirasto
 Ympäristökeskus

Laskutusjärjestelmä ER

Tämä meni taas paremmin pikku hiljaa alkaa oppimaan ja älyämään, mutta nyt jhuomasi että heikot avaimet ovat välillä hukassa. Yhteydet olivat tässä myös haastavia.

Jäsenrekisteri ER

Nyt oli jo helpompi tehdä, kun muisti mistämikäkin tulee ja alkaa ymmärtämään heikon avaimen ja avaimen tarkotuksen.